Organisation de la loge du gardien : mieux accueillir le public, informer son remplaçant

Réf. : COM 06 1 jour
Prix : 1,250.00 € HT / jour. (Tarif intra)

Public

Gardien ayant l'entretien d'une loge ou d'un bureau d'accueil avec réception du public.

Objectifs

  • Savoir organiser son environnement pour être plus performant et renvoyer une image professionnelle aux clients.
  • Favoriser la transmission des informations en cas d'absence.

Programme

Aspect général de la loge
  • La loge : image du professionnalisme du bailleur et de ses représentants. Les informations concrètes, nom du gardien, heures de permanence, numéro de téléphone
  • La propreté, le droit de réserve, la notion de bureau organisé
  • La sécurité des biens et des personnes
Le classement
  • Les dossiers des clients : les états des lieux,les travaux effectués dans le logement, les déclarationsde sinistres, les attestations d'assurances?
  • Les contrats d'entretien, pour chacun d'eux : étatrécapitulatif des interventions, plannings, typed'intervention, personnes à contacter?
  • Les bons de commande et de travaux ; l'organisation du suivi
  • Les encaissements : les bordereaux, les remises, les motifs de non-paiement?
  • Les assurances : les contrats multirisques et RC du bailleur, les litiges avec les clients en cours (déclarations de sinistre), cahier du suivi des assurances des locataires?
  • Les réclamations : cahier d'enregistrement pour les réclamations des locataires, double des rapports transmis à la hiérarchie?
Les tableaux de bord et le guide du remplaçant
  • Les tableaux synoptiques : par adresse, par étage,  le type de commerce, d'activité, le type de logement, le nom du client, les lots vacants
  • L'état récapitulatif des locaux : le nombre de commerces, de cages d'escaliers, de logement, d'étages, d'ascenseur, leur adresse et numéro, la chaufferie?
  • Les plans des caves, parking?
  • Les points importants : localisation des vannes d'arrêt d'eau, de gaz, d'électricité, les armoires électriques, les pompes de relevage?
  • Les éléments utiles à mentionner dans le guide du remplaçant
La gestion des clefs
  • Les clefs de service : étiquetage avec mention du lieuet d'utilité
  • Les clefs des logements vacants : étiquetage avecmention du lot, l'étage, porte (droite, gauche, face?)
  • Les clefs des logements occupés : étiquetage avecmention du nom et de l'adresse du locataire
  • Les décharges en cas de remises de clefs
élaboration d'un guide de la loge
  • Structure des thèmes
  • Les points prioritaires
  • Méthode de travail
  • Les schémas, les illustrations
évaluation, conclusion du stage
Méthode pédagogique
  • Travail en atelier avec participation active et créative de chaque participant à l'élaboration des documents et de la mise en forme du fonctionnement.
  • Fabrication de tableaux synoptiques, de plans sommaires?
  • élaboration d'un guide du remplaçant.
Documentation remise
  • Aide-mémoire « Conseils utiles pour l'organisation de la loge ».
  • Modèle de guide du remplaçant.

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